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Arquivo e Protocolo

Apresentação

A Coordenação de Arquivo e Protocolo (CAP) é responsável por coordenar, desenvolver e dar apoio à política e à gestão arquivística de documentos no IFSertãoPE através do sistema de arquivos, visando à eficiência administrativa e à preservação da memória institucional. Entende-se por sistema de arquivos o conjunto de objetivos, princípios, diretrizes e programas propostos pela Coordenação, buscando a integração dos diversos arquivos da instituição de forma a garantir a gestão unificada dos seus documentos arquivísticos.

A gestão de documentos compreende todas as ações desprendidas ao tratamento dos arquivos, desde a sua criação até a sua destinação final. Conforme o art. 3.° da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

A CAP, além de orientar os setores administrativos no que se refere à implementação da gestão documental, atua também nas atividades de protocolo, que tem como atribuição o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos avulsos e processos.

Contato: Coordenação de Arquivo e Protocolo | cap.reitoria@ifsertao-pe.edu.br

Horário de atendimento: 8h às 12h e 13h às 17h

Coordenador do Setor / Técnico em Arquivo

Arquivista

Estagiários

  • Raquel Felix Coelho
  • Josué da Silva Nunes de Souza

Legislação aplicável

Manual de Procedimentos de Protocolo

O Manual de Procedimentos de Protocolo destina-se a uniformizar e a orientar a Reitoria e os campi do Instituto Federal do Sertão Pernambucano (IFSertãoPE) quanto aos procedimentos gerais para o desenvolvimento de atividades de protocolo, de observância obrigatória, nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, conforme Portaria Interministerial MP/MJ n.º 1.677, de 7 de outubro de 2015.

Normas Institucionais

  • Resolução n.º 39/2023 – Aprova a Política de Gestão de Documentos e Arquivos do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Sertão Pernambucano – IFSertãoPE.

Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)

  • Decreto n.º 9.235, de 15 de dezembro de 2017 – Dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação no sistema federal de ensino, e define as regras para guarda e manutenção do acervo acadêmico.
  • Portaria n.º 315 do MEC, de 4 de abril de 2018 – Dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato-sensu, nas modalidades presencial e a distância, e define as regras para manutenção e guarda do acervo acadêmico.
  • Portaria Normativa SGP n.º 9, de 1.º de agosto de 2018 – Cria o Assentamento Funcional Digital (AFD) para os servidores públicos federais.

Classificação de documentos

Eliminação de documentos

Fluxos e Modelos

  1. Apoio técnico – A Coordenação de Arquivo e Protocolo (CAP) presta orientações às unidades administrativas e acadêmicas na organização dos documentos, através do preenchimento do formulário de solicitação de assistência na organização dos arquivos. O atendimento aos setores e unidades solicitantes obedecerá à lista de espera, respeitando-se a complexidade da assistência requerida e a demanda de setores que já solicitaram assistência à CAP.
  2. Encaminhamento de documentos para o arquivo intermediário – A transferência de documentos para o arquivo intermediário da Reitoria ocorrerá mediante o preenchimento do modelo de ofício correspondente e da relação de transferência de documentos. Cabe às unidades administrativas da Reitoria comunicarem oficialmente à CAP a intenção de transferir documentos ao arquivo intermediário, solicitando aprovação e prévia orientação técnica. Entretanto, este tipo de transferência será realizada mediante confirmação da disponibilidade de espaço físico para acondicionamento da documentação.
  3. Encaminhamento de documentos para o arquivo permanente – O recolhimento de documentos para o arquivo permanente da Reitoria ocorrerá mediante o preenchimento do modelo de ofício correspondente, acompanhado da relação de recolhimento de documentos. Cabe às unidades administrativas da Reitoria solicitarem oficialmente ao arquivo permanente o recolhimento de documentos, solicitando aprovação e prévia orientação técnica. O recolhimento será realizado mediante confirmação da disponibilidade de espaço físico para acondicionamento da documentação. O recolhimento de documentos tomará como base a destinação prevista na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, sendo recolhidos os conjuntos documentais cuja destinação seja a guarda permanente.
  4. Encaminhamento de documentos para organização – O encaminhamento de documentos para organização no arquivo intermediário da Reitoria ocorre, excepcionalmente, mediante o preenchimento do modelo de ofício para encaminhamento de documentos para organização.
  5. Empréstimo e consulta de documentos – A solicitação de empréstimo de documentos no Arquivo da Reitoria deve ser formalizada através do endereço eletrônico cap.reitoria@ifsertao-pe.edu.br. A retirada e/ou a devolução de documentos físicos por servidores da Reitoria é realizada pessoalmente, pelo servidor que solicitou o empréstimo. O envio de processos para servidores dos campi é realizado pelo serviço de malote, conforme rotinas estabelecidas com os Correios.

 

Última atualização em 10/12/2024

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